TICS en la administración pública y privada

            

             LAS TIC EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA 

       

La simplificación de trámites y el ahorro en tiempo y dinero son factores fundamentales que nos están llevando gradualmente a un mejor bienestar ciudadano, una mejor relación con el estado y principalmente a una mayor transparencia. Bajo este prisma y al igual que el rol que desempeñamos como líderes de un grupo familiar, debemos optar por un adecuado balance. No debemos dejar que una búsqueda excesiva de bienestar comprometa nuestro diario quehacer.

Podríamos enumerar una infinidad de buenos ejemplos en esta búsqueda constante de implementación tecnológica, no OBSTANTE, nos remitiremos a ciertos aspectos del común desempeño ciudadano que hoy en día están constituyendo un verdadero hito.

La implementación tecnológica en materia de procesos documentales en la Administración Pública nos ha llevado a mejorar de forma notable nuestra capacidad de respuesta. Lo que antes tardaba días y estaba supeditado a un horario de atención determinado hacían de cada trámite una verdadera odisea, la cuál todos sabíamos cuando comenzaba, pero nunca cuando y como finalizaba.

La difusión de textos y documentos de diversa índole por medio del correo electrónico dan un énfasis extraordinario en materia comunicacional a las organizaciones contribuyendo en forma notable a su eficiencia, agilidad expedición y calidad en su gestión.

1. ¿En qué medida contribuyen las TICS A fomentar la eficacia y la eficiencia en la administración local?

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La Tecnología de Información y Comunicación en la administración local, está beneficiando hoy en día principalmente al usuario. Es un objetivo de todo estamento público aquel que dice relación con la simplificación de trámites, uno de los objetivos primordiales de los Programas de Mejoramiento de la Gestión (PMG). A través de ellos se busca que todos los trámites del quehacer ciudadano se optimicen, los tiempos de espera y respuesta sean reducidos, produciendo al mismo tiempo ahorros sustanciales de índole financiero.

El notorio incremento en cuanto a la capacidad de respuesta nos lleva a minimizar los tiempos, haciendo mas eficiente a las organizaciones y por ende su gestión. La administración pública se interioriza con mayor fluidez de la problemática ciudadana y esta a su vez siente una mayor comprensión por parte del estado en la búsqueda de soluciones concretas.

La eficacia y la eficiencia se encontrarán entrelazadas en una ecuación directa a la racionalidad que la organización imponga a la correspondiente implementación requerida. El aprovechamiento de los medios debe ser óptimo y para ello factores como la difusión, la capacitación el control y adecuado seguimiento a los objetivos planteados deben ser prioritarios. De no hacerlo, todo esfuerzo se verá desvanecido y sus costos desperdiciados.

2. ¿Cuáles son las fuentes de conocimiento y cómo se gestiona el mismo en las Administraciones Locales?

En la Administración Pública existen ciertos paradigmas y por esencia una tediosa resistencia al cambio. Las causas de esto son variadas, entre ellas quizá las mas importantes de destacar guardan relación con el temor a lo desconocido y la falta de instrucción o capacitación. Es aquí donde encontraremos el punto neurálgico de atacar para lograr nuestro objetivo.

La difusión es un aspecto esencial para la obtención del éxito requerido. La función evangelizadora a nivel institucional nos permitirá romper el paradigma de lo desconocido. Para ello es importante que los funcionarios conozcan de los resultados, costos y beneficios de una gestión eficiente y ágil, ante lo cual la capacitación es solo una herramienta para lograr un objetivo.

La función evangelizadora o de difusión debe ser directa, por medio de charlas claras, simples y eficaces, motivadoras, con ejemplos concretos de administraciones eficientes en cuanto a sus logros.

La fuente de conocimiento debe contar con el compromiso de los directivos de la administración, de lo contrario no se logrará la fuerza requerida para el logro del cometido. Los directivos de una organización se constituirán en entes esenciales en este proceso de evangelización.

Una vez logrado este propósito, se deben establecer mecanismos de seguimiento y control que permitan determinar los resultados respecto de los objetivos planteados. Para ello será primordial el conformar una base de datos fundamentada en los informes de indicadores de avance que correspondan.

3. ¿Cuáles son las nuevas prestaciones que puede ofrecer la Administración Local a los ciudadanos a partir de las TIC?



La implementación tecnológica permitirá a la Administración Pública un acercamiento con el usuario. El concepto de ventanilla de trámite único asociado a la atención sin restricción las 24 horas del día, los siete días de la semana, durante todo el año, hacen que el estado respecto del ciudadano camine por la senda del desarrollo en el cual este último es el principal beneficiado.

La Tecnología de Información y comunicación permite a la administración la simplificación de trámites, con lo cual son innumerables las prestaciones que en este sentido beneficiarán al usuario.

Sólo por citar algunos de los ejemplos mas significativos cabe mencionar la obtención de certificados de diversa índole, datos estadísticos, información financiera, fuente laboral, sistema de compras, información relativa a pago de impuestos, información cultural, investigación, guía de trámites diversos, pagos de servicios, capacitación, etc.

Todo esto no hace mas que acortar la brecha entre el estado y el ciudadano ofreciendo a estos últimos una amplia gama de alternativas de ahorro en tiempo y dinero.

4.¿Cuál es el grado de conocimiento de los responsables de las administraciones públicas sobre el impacto y el potencial de las TIC?

Resulta vital en este proceso el compromiso del estamento directivo. Para ello se debe de incluir a este conglomerado en el proceso evangelizador de la administración en cuanto a la implementación tecnológica. Es primordial que los directivos, como responsables estén inmersos en cada uno de los procesos propuestos, de tal forma QUE, tras una adecuada asesoría, las decisiones finales sean, además de responsables, de común consenso en busca de un único objetivo, dentro del marco de la modernización.

En el proceso de capacitación deberán estar incluidos los directivos, quienes indirectamente por medio de los indicadores correspondientes, serán responsables de la eficiencia en la gestión impuesta a la organización.

Serán los directivos normalmente quienes darán cuenta de los logros obtenidos, recursos y medios empleados al estamento superior, por lo tanto por un lado deben tener pleno conocimiento del acontecer y por otro contribuir a la evangelización de sus subordinados para lograr un mejor cometido.

5. ¿Son las Tics un aliado o una carga para el responsable de la administración local?


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Las TIC, así como se ha mencionado son un beneficio para el usuario respecto de la Administración Pública.

De la misma forma deben constituirse en un aliado para el ente responsable en una organización. La simple retirada de la hoy en día objetable cultura del papel, ha provocado en importantes empresas ahorros tremendamente significativos en dinero y recurso humano. La implementación tecnológica por sí sola provoca involuntariamente un ordenamiento a diversos procesos de gestión, con lo cual la organización se ve en un muy corto tiempo beneficiada.

No OBSTANTE, lo anterior los aspectos que guardan relación con el seguimiento y el control se deben tomar seriamente en cuenta para no perder en ningún momento el objetivo, desde un principio trazado

            LAS TIC EN LA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS PRIVADAS

Debemos tener en cuenta que tener no significa usar, la compra de equipos de computación o programas, debe ser estudiada y saber si de verdad es necesario y se le dará uso además de estar adaptado a nuestras necesidades porque de lo contrario lo que no sirve no se usa. Por eso es importante siempre acudir a un asesoramiento profesional El camino para introducir las TIC como herramientas de gestión es un proceso a largo plazo que se debe realizar de forma natural, de manera que el resultado sea ahorrar tiempo y dinero.






Adquirir programas de nuestra talla (tecnológicamente hablando), No esos tan complicados y avanzados que al final no utilizamos o porque no sabemos o porque no nos hemos formado lo suficiente al final solo se usa el 30% del programa.

Calcular la inversión en TIC. No compremos los ultimo en ordenadores, compremos aquel que se adecue a nuestras necesidades.

Antes de lanzarse por grandes soluciones informáticas, consideremos en otras opciones de menor tamaña (y precio) que nos puedan dar el mismo rendimiento.

Si tienes personas a tu cargo es necesario fomentar una actitud positiva hacia el uso de Internet y de las TIC en general.

Tienen que ser conscientes de que será una herramienta que, a medio y largo plazo, hará más llevadero su trabajo

Algunas soluciones para la gestión






Ofimática: Incluye todo el equipamiento de software y hardware que se usa para realizar digitalmente todas las tareas básicas en una oficina: procesadores de textos, hojas de cálculo, clientes de correo electrónico…

Herramientas de gestión genéricas: permiten controlar de manera más eficiente ciertos aspectos de la empresa, en especial, las ventas, las compras y la contabilidad.

Herramientas de gestión sectoriales: son aquellas desarrolladas para sectores de negocio que requieren aspectos peculiares en su gestión (peluquerías, restaurantes, hoteles…).

CRM: software diseñado para la administración de las relaciones con los clientes. Es fundamental en las empresas en las que tiene mucho peso el área comercial, donde es importante recopilar la mayor cantidad posible de información sobre los clientes.

Sistemas de Planificación de Recursos (ERP): gestionan la información a través de las diferentes áreas de una empresa (fabricación, compras, recursos humanos, logística…), unificada en una única base de datos. Son los sistemas más avanzados de gestión, que exigen que la empresa tenga perfectamente definidos todos los procesos para lograr la integración de las diferentes áreas.

Hay actividades que por sus características requieren de funcionalidades adaptadas a su gestión (hostelería, peluquerías, centros médicos, etc.,). En un primer momento la empresa puede gestionarse con herramientas genéricas, pero aumentará su eficacia si utiliza herramientas adaptadas a sus necesidades específicas.